Aktieägarna i Intea Fastigheter AB (publ), org.nr 559027-5656 (”Bolaget”), kallas härmed till extra bolagsstämma onsdagen den 13 oktober 2021 klockan 14:00 i I Know a Places lokaler på Sergels torg 12, våning 17, 111 57 Stockholm.

Med anledning av den pågående världsomfattande pandemin kommer deltagande vid stämman även kunna ske elektroniskt. Instruktioner för elektroniskt deltagande kommer att skickas ut separat till samtliga aktieägare som har rätt att delta på stämman enligt vad som beskrivs under rubriken ”"Right to attend"below.

"Right to attend"

För att få delta på stämman ska aktieägare vara införd i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken den 5 oktober 2021. Vidare ska aktieägare som önskar delta på stämman anmäla detta till Bolaget senast den 8 oktober 2021. Anmälan om deltagande sker:

  • by letter to: Intea Fastigheter AB (publ), Sergels torg 12, 111 57 Stockholm
  • or by email to: info@intea.se.

The notification must state the name/company name, personal or corporate registration number, address, telephone number and shareholding, as well as any proxies or assistants. Shareholders may bring a maximum of two assistants, provided that notification of their attendance is provided as defined above.

Shares registered with a nominee

För att ha rätt att delta på stämman måste aktieägare som har sina aktier förvaltarregistrerade genom bank eller annan förvaltare låta registrera aktierna i eget namn så att vederbörande är registrerad i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken per avstämningsdagen den 5 oktober 2021. Sådan registrering kan vara tillfällig (s.k. rösträttsregistrering) och begärs hos förvaltaren enligt förvaltarens rutiner i sådan tid i förväg som förvaltaren bestämmer. Rösträttsregistreringar som gjorts senast den andra bankdagen efter den 5 oktober 2021 beaktas vid framställningen av aktieboken.

Proxy and power of attorney forms

Shareholders represented by a proxy must issue a written and dated power of attorney for the proxy. The power of attorney may not be issued earlier than one year before the date of the Extraordinary General Meeting, unless the power of attorney specifies a longer period of validity, which may not be more than five years from the date of issue. The original power of attorney, together with the registration certificate and other authorisation documents confirming the authorised representative, must have been received by the Company by email to info@intea.se eller per post till Intea Fastigheter AB (publ), Sergels torg 12, 111 57 Stockholm, senast den 8 oktober 2021.

Power of attorney forms are available from the Company and on the Company’s website, www.intea.se, and are sent upon request to shareholders who provide their postal address. www.intea.seand are sent upon request to shareholders who provide their postal address.

Proposed agenda

  1. Öppnande av stämman.
  2. Election of the Chairman of the Meeting.
  3. Preparation and approval of the voting list.
  4. Godkännande av dagordningen.
  5. Election of one or two members to check the minutes.
  6. Examination of whether the meeting has been duly convened.
  7. Beslut om riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare.
  8. Beslut om instruktion för valberedningen.
  9. Beslut om bemyndigande för styrelsen att besluta om nyemission av stamaktier av serie B och/eller serie D.
  10. Beslut om bemyndigande för styrelsen att besluta om emission av stamaktier av serie B och/eller serie D, samt teckningsoptioner och/eller konvertibler med rätt att teckna/konvertera till sådana aktier.
  11. Stämmans avslutande.

Proposed resolutions

Item 2 – Election of the Chair of the meeting

The Board of Directors proposes that Charlotta Wallman Hörlin, or another person appointed by the Board instead of her if she is unable to attend, be appointed Chair of the Extraordinary General Meeting.

Punkt 7 – Beslut om riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare

Styrelsen föreslår att stämman beslutar om riktlinjer för ersättning till de ledande befattningshavarna i Bolaget enligt nedan.

Guidelines for remuneration to senior executives

These guidelines shall apply to the remuneration of the Chief Executive Officer, the Deputy Chief Executive Officer, other members of the Executive Committee and, where applicable, the remuneration of the members of the Board of Directors in addition to director’s fees. The guidelines shall apply to remuneration that is agreed, and changes made to remuneration already agreed, after the guidelines have been adopted by the General Meeting. The guidelines do not cover remuneration approved by the General Meeting.

Verkställande direktörens (”VD”) ersättning bereds av ersättningsutskottet och fastställs av styrelsen vid ordinarie styrelsemöte i vilket VD ej deltar. Styrelsen uppdrar åt VD att överenskomma med övriga ledande befattningshavare enligt nedan antagna riktlinjer. Ersättningsutskottet godkänner på förslag från VD ersättningsnivåer med mera för de övriga ledande befattningshavarna.

The supporting of the Company's business strategy, long-term interests and sustainability provided by the guidelines
Successful implementation of the Company's business strategy and the safeguarding of the Company's long-term interests, including its sustainability, requires the Company to be able to recruit and retain skilled employees. In order to do so, the Company must be able offer competitive remuneration, which these guidelines allow.

Variable cash remuneration falling within the scope of these guidelines shall be aimed at supporting the Company's business strategy and long-term interests, including its sustainability.

Forms of remuneration
The Company shall offer market-based levels of remuneration and terms and conditions of employment in order to retain and, where required, attract and recruit senior executives with the required qualities, skills and experience. Furthermore, the remuneration shall contribute to the fulfilment of the Company's objectives and be consistent with the interests of the shareholders. Remuneration to the Company's management is paid mainly in the form of cash salary, customary benefits and pension. Remuneration may be a combination of fixed and variable remuneration.

Fixed salary
The fixed salary shall be deemed to represent fair market remuneration for work performed satisfactorily.

Variable remuneration
Any variable remuneration shall be subject to fulfilment of annually established criteria. Such criteria may consist of well-defined targets for the financial performance of the Company or its subsidiaries or the like, and shall be designed in such a way as to promote the Company's business strategy, long-term interests and sustainability.

Any variable remuneration may not exceed 30 percent of the fixed annual salary in any one financial year.

Fulfilment of the criteria for the payment of variable remuneration must be measurable over a period of one year. At the end of the measurement period for fulfilment of the criteria for payment of variable remuneration, the extent to which the criteria have been fulfilled shall be assessed. The Remuneration Committee is responsible for carrying out this assessment. As far as financial targets are concerned, the assessment shall be based on the latest financial information published by the Company.

In addition, the Board shall annually evaluate whether or not long-term share or share-price-related incentive schemes should be proposed to the annual general meeting.

Pension
Pension benefits shall be defined contribution and may not exceed 30 percent of the fixed annual salary. Variable remuneration shall not be pensionable.

Other benefits
Other benefits may include health insurance, a car allowance, a housing allowance and a health and fitness allowance. Such benefits, where provided, shall be in line with market conditions and shall form only a limited part of the total remuneration. Premiums and other costs associated with such benefits may not exceed a total of 10 percent of the fixed annual salary.

Notice period and severance pay
The notice period may not exceed 12 months in the case of termination by the Company and 12 months in the case of termination by the executive.

Termination pay shall not exceed 12 months’ salary. Any severance payment shall not exceed the equivalent of 12 months’ salary.

Salary and terms and conditions of employment for employees
In preparing the Board's proposals for these Remuneration Guidelines, the remuneration and terms and conditions of employment for the Company's employees have been taken into account. This has been done by including data on the total remuneration of employees and the components and evolution of the remuneration over time as part of the decision-making process of the Remuneration Committee and the Board of Directors when assessing the appropriateness of the guidelines and the resulting limitations.

Consultancy fees to Board members
If a director performs work on behalf of the Company, over and above that person’s Board duties, a consultancy fee and other remuneration for such work may be paid by special decision of the Board of Directors.

Decision-making process for establishing, reviewing and implementing the guidelines
The Board has established a Remuneration Committee. The Committee's tasks include preparing the Board's decision on proposed guidelines for remuneration to senior executives. The Board shall draw up proposals for new guidelines no less than every four years and submit them to the annual general meeting for decision. The guidelines shall remain in force until new guidelines are adopted by the general meeting. The Remuneration Committee shall also monitor and evaluate variable remuneration programmes for senior management, the application of the guidelines as to remuneration of senior executives and the structures and levels of remuneration in force in the Company. The members of the Remuneration Committee are independent of the Company and its management. The CEO and other members of senior management are not present when the Board or the Remuneration Committee discusses and resolves on remuneration-related matters, insofar as they are concerned by such matters.

Breach of the guidelines
The Board of Directors is entitled to decide to temporarily deviate from the above guidelines in whole or in part, if in a particular case there are specific reasons for doing so and a deviation is necessary in order to meet the long-term interests of the Company, including its sustainability, or to ensure the financial viability of the Company. If the Board of Directors deviates from the guidelines as to remuneration to senior executives, this shall be disclosed in the remuneration report to the next annual general meeting. As stated above, the Remuneration Committee's tasks include preparing the Board's decisions on remuneration issues, including decisions on deviations from the guidelines.

Punkt 8 – Beslut om principer för tillsättande av valberedning samt instruktion för valberedningen

Styrelsen föreslår att stämman beslutar om principer för tillsättande av valberedning och instruktioner för valberedningen enligt nedan.

Principer för tillsättande av valberedning samt instruktion för valberedningen
Bolaget ska ha en valberedning bestående av en representant för var och en av de fem till röstetalet största aktieägarna, jämte styrelsens ordförande. Styrelsens ordförande är sammankallande till valberedningen.

Valberedningen ska konstitueras baserat på aktieägarstatistik från Euroclear Sweden AB per den sista bankdagen i augusti året före årsstämman och övrig tillförlitlig ägarinformation som tillhandahållits Bolaget vid denna tidpunkt. Om första handelsdagen i Bolagets B- och D-aktier på Nasdaq Stockholm infaller efter den sista bankdagen i augusti ska styrelsens ordförande, inför den årsstämma som följer närmast efter noteringen, ta kontakt med de fem röstmässigt största aktieägarna i Bolaget per den sista bankdagen i den kalendermånad då Bolagets B- och D-aktier upptogs till handel på Nasdaq Stockholm.

Vid bedömningen av vilka som utgör de till röstetalet största ägarna ska en grupp aktieägare anses utgöra en ägare om de (i) ägargrupperats i Euroclear Sweden AB:s register eller (ii) offentliggjort och till Bolaget meddelat att de träffat en skriftlig överenskommelse att genom samordnat utövande av rösträtten inta en långsiktig hållning i fråga om Bolagets förvaltning.

If any shareholder chooses to waive his or her right to appoint a member to the Nomination Committee, the right shall pass to the next largest shareholder in terms of voting rights. If a Nomination Committee of five owner-appointed members cannot be convened after contacting the ten largest shareholders of the Company in terms of voting rights, the Nomination Committee may consist of three owner-appointed members.

The Chairman of the Nomination Committee shall, unless the members agree otherwise, be the member representing the largest shareholder in terms of voting rights. However, the Chairman of the Board or other member of the Board shall not serve as the Chairman of the Nomination Committee. Members of the Board of Directors may be members of the Nomination Committee, but shall not constitute a majority of the members of the Nomination Committee. The majority of the members of the Nomination Committee shall be independent of the Company and its management. The Chief Executive Officer and any other member of senior management shall not be a member of the Nomination Committee. At least one of the members of the Nomination Committee shall be independent of the largest shareholder or group of shareholders in the Company in terms of voting rights who work together in the management of the Company.

Information on the composition of the Nomination Committee shall be published on the Company's website no later than six months before the annual general meeting. Prior to the annual general meeting following the listing of the Company's shares on Nasdaq Stockholm, the composition of the Nomination Committee shall be announced as soon as the Nomination Committee has been constituted. If a member is appointed by a particular owner, the name of the owner shall be stated. The website shall also provide information on how shareholders can submit proposals to the nomination committee. The term of office of the Nomination Committee is until a new Nomination Committee is appointed.

Shareholders who have appointed a member of the Nomination Committee shall have the right to replace such member with another as a member of the Nomination Committee, and if a member resigns from the Nomination Committee prematurely, the shareholder who appointed the member shall have the right to appoint a replacement. If the shareholder does not exercise the right to appoint a new member, the right to appoint such member shall pass to the next largest shareholder in terms of voting rights who has not already appointed or waived the right to appoint a member of the Nomination Committee.

If, during the term of office of the Nomination Committee, one or more of the shareholders who appointed members of the Nomination Committee are no longer among the five largest shareholders in terms of voting rights, the members appointed by these shareholders shall make their places available and the shareholder or shareholders who have become among the five largest shareholders in terms of voting rights shall be entitled to appoint members. In the absence of particular reasons, no changes shall be made in the composition of the Nomination Committee if only marginal changes in the number of votes have taken place or if any change occurs later than three months before the annual general meeting. Changes in the composition of the Nomination Committee shall be made public as soon as they occur.

Valberedningen ska arbeta fram förslag i nedanstående frågor att föreläggas årsstämman för beslut:

  • ordförande vid stämman,
  • antal styrelseledamöter,
  • val av styrelseledamöter och styrelseordförande,
  • arvode och annan ersättning för styrelseuppdrag till var och en av styrelseledamöterna samt, i förekommande fall, ersättning för utskottsarbete,
  • val av revisor,
  • arvodering av revisor,
  • i den mån så anses erforderligt, ändringar i principerna för tillsättande av valberedning samt instruktionen för valberedning, och
  • andra frågor som eventuellt kan ankomma på en valberedning enligt Svensk kod för bolagsstyrning (”Koden”).

Valberedningens förslag ska presenteras i kallelsen till årsstämman samt på Bolagets webbplats.

Vid annan bolagsstämma än årsstämma ska valberedningens förslag omfatta det eller de val som ska förekomma vid bolagsstämman.

Vid beredandet av sitt förslag till styrelse ska valberedningen ta del av styrelsens utvärdering av sitt arbete och beakta de krav på styrelsens sammansättning som följer av aktiebolagslagen. Valberedningen ska vidare beakta de krav som Koden uppställer på styrelsens storlek och sammansättning och särskilt beakta kravet på mångsidighet och bredd i styrelsen samt kravet på att eftersträva en jämn könsfördelning.

Valberedningen ska, samtidigt som den underrättar Bolaget om sina förslag, förse Bolaget med ett motiverat yttrande beträffande sitt förslag till styrelse med beaktande av vad som sägs om styrelsens sammansättning i Koden och särskilt motivera förslaget mot bakgrund av kravet i Koden om att en jämn könsfördelning ska eftersträvas. Yttrandet ska även innehålla en kort redogörelse för hur valberedningens arbete har bedrivits.

Valberedningen ska på bolagsstämma där styrelse- eller revisorsval ska äga rum lämna en redogörelse för hur dess arbete har bedrivits samt presentera och motivera sina förslag med beaktande av vad som anges i Koden beträffande styrelsens sammansättning. Valberedningen ska särskilt motivera förslaget mot bakgrund av kravet om att en jämn könsfördelning ska eftersträvas.

Valberedningen ska i övrigt fullgöra de uppgifter som enligt Koden ankommer på en valberedning.

No remuneration is paid to the members of the Nomination Committee. However, the Nomination Committee has the right to charge the Company with reasonable expenses for the performance of the assignment.

Dessa principer för valberedningens tillsättning och instruktion för valberedningen ska gälla intill dess att beslut om ändring fattas av bolagsstämma.

Punkt 9 – Beslut om bemyndigande för styrelsen att besluta om nyemission av stamaktier av serie B och/eller serie D

Styrelsen föreslår att stämman beslutar om bemyndigande för styrelsen att, vid ett eller flera tillfällen under tiden fram till nästa årsstämma, med eller utan avvikelse från aktieägarnas företrädesrätt, besluta om nyemission av stamaktier av serie B och/eller stamaktier av serie D i samband med en notering av Bolagets stamaktier av serie B och/eller stamaktier av serie D på Nasdaq Stockholm. Betalning ska erläggas kontant. Nyemission som sker med avvikelse från aktieägarnas företrädesrätt ska ske till marknadsmässig teckningskurs, innefattande marknadsmässig emissionsrabatt i förekommande fall.

If the Board of Directors deems it appropriate in order to facilitate the delivery of shares in connection with the listing, the new shares may be subscribed for by a bank or investment firm at a subscription price equal to the quota value, provided that there is a commitment to provide the Company with a value equal to the difference between a fair market subscription price, less any fair market issue discount, and the quota value of the newly issued shares.

The Board of Directors, or the relevant person appointed by the Board of Directors, is authorised to make any minor adjustments to the authorisation that may prove to be necessary in connection with registration at the Swedish Companies Registration Office.

Punkt 10 – Beslut om bemyndigande för styrelsen att besluta om emission av stamaktier av serie B och/eller serie D, samt teckningsoptioner och/eller konvertibler med rätt att teckna/konvertera till sådana aktier

Styrelsen föreslår att stämman beslutar om bemyndigande för styrelsen att, vid ett eller flera tillfällen under tiden fram till nästa årsstämma, med eller utan avvikelse från aktieägarnas företrädesrätt, besluta om emission av stamaktier av serie B och/eller stamaktier av serie D, samt teckningsoptioner och/eller konvertibler med rätt att teckna respektive konvertera till sådana aktier. Det totala antalet aktier som ska kunna emitteras med stöd av bemyndigandet (innefattande aktier som kan tillkomma efter utnyttjande eller konvertering av teckningsoptioner respektive konvertibler utgivna med stöd av bemyndigandet) får sammanlagt motsvara en ökning av aktiekapitalet om högst tio procent baserat på Bolagets registrerade aktiekapital vid den tidpunkt bemyndigandet utnyttjas för första gången. Betalning ska, förutom kontant betalning, kunna ske med apportegendom eller genom kvittning, eller eljest med villkor.

If the Board of Directors decides on an issue with derogation from shareholders’ preferential rights, the reason shall be to enable the raising of capital for expansion, acquisitions and/or for the Company's business. The issuing of shares, warrants and/or convertibles in derogation of the shareholders’ preferential rights shall be made at the market subscription price, including a market issue discount where applicable.

If the Board of Directors deems it appropriate in order to facilitate the delivery of shares in connection with a new issue of shares, the new shares may be subscribed for by a bank or investment firm at a subscription price equal to the quota value, provided that there is a commitment to provide the Company with a value equal to the difference between a market subscription price, less any market issue discount, and the quota value of the newly issued shares.

The Board of Directors, or the relevant person appointed by the Board of Directors, is authorised to make any minor adjustments to the authorisation that may prove to be necessary in connection with registration at the Swedish Companies Registration Office.

Other information

Requirement for a majority

Stämmans beslut i enlighet med punkterna 9 och 10 ovan kräver för sin giltighet att de biträds av minst två tredjedelar av såväl de avgivna rösterna som de aktier som är företrädda vid stämman.

Number of shares and votes

Vid tidpunkten för denna kallelses utfärdande uppgår det totala antalet aktier i Bolaget till 20 258 257, varav 710 000 utgör stamaktier av serie A, motsvarande 710 000 röster, 13 937 531 utgör stamaktier av serie B, motsvarande 1 393 753,1 röster, och 5 610 726 utgör stamaktier av serie D, motsvarande 561 072,6 röster, varvid det totala antal röster uppgår till 2 664 825,7. Bolaget innehar inga egna aktier.

Givet genomförande av den uppdelning av aktier som Bolagets styrelse har föreslagit att extra bolagsstämma i Bolaget den 30 september 2021 ska besluta om, kommer det totala antalet aktier i Bolaget vid tidpunkten för stämman att uppgå till 182 324 313 aktier, varav 6 390 000 stamaktier av serie A, motsvarande 6 390 000 röster, 125 437 779 stamaktier av serie B, motsvarande 12 543 777,9 röster, och 50 496 534 stamaktier av serie D, motsvarande 5 049 653,4 röster.

The right of shareholders to receive information

In accordance with Chapter 7, Section 32 of the Companies Act, the Board of Directors and the Chief Executive Officer shall, if requested by a shareholder and if the Board of Directors considers that this can be done without significant damage occurring to the Company, provide information at the Extraordinary General Meeting on circumstances that may affect the assessment of an item on the agenda.

Documents

Samtliga handlingar enligt aktiebolagslagen kommer under minst två veckor före stämman hållas tillgängliga hos Bolaget på adress Sergels torg 12, 111 57 Stockholm, samt sändas till de aktieägare som begär det och uppger sin post- eller e-postadress. Handlingarna kommer även att finnas tillgängliga på Bolagets webbplats, www.intea.se, samt läggas fram på stämman.

Processing of personal data

For information about how your personal data is processed, see https://www.euroclear.com/dam/ESw/Legal/Integritetspolicy-bolagsstammor-svenska.pdf.

Stockholm i september 2021
Intea Fastigheter AB (publ)
Board of Directors